Gemeinnützigkeit und unternehmerisches Denken sind Gegensätze – ein Klischee, das sich hartnäckig hält. Warum Fachkräfte in NPOs wirtschaftlich denken und handeln sollten, lesen Sie jetzt.

Text: Elisabeth Werder

In Non-Profit-Organisationen (NPO) geht es um Idealismus, Engagement und Gemeinwohl – so ein gängiges Bild. Ihre Ziele sind nicht Gewinnmaximierung, sondern gesellschaftlicher Mehrwert, Solidarität und nachhaltige ArbeitWirkung. Dennoch können auch NPOs auf Dauer nur erfolgreich sein, wenn ihre Fachkräfte wirtschaftlich denken und handeln.

Der Verein „Heldenrat – Beratung für soziale Bewegungen e.V.“ unterstützt und begleitet NPOs seit 2005 bei wirtschaftlichen Fragestellungen und hat sich zunächst aus diesem Narrativ heraus gegründet: „Den Fehler, zu denken, man müsse dem sozialen Sektor das Thema Wirtschaftlichkeit erklären, haben wir vor 20 Jahren auch gemacht. Und dann schnell gelernt: Da ist eine hohe Professionalität in der Erbringung ihrer Kernleistung. Das Problem von NPOs ist nicht das fehlende Bewusstsein, sondern es sind die eingeschränkten Möglichkeiten“, erklärt Gründungsmitglied Thomas Leppert. Der promovierte Betriebswirt ist Mitglied im Ausschuss Gesellschaftliche Verantwortung der Handelskammer Hamburg und berät schwerpunktmäßig zu Themen wie Nachhaltigkeitsmanagement, Digitalisierung, Non-Profit-Management und soziale Innovation.

Wirtschaftlichkeit in Strukturen und Prozessen

Am Anfang geht es immer um die Finanzierung. „Ob das nur kleine Unterstützungen wie Fahrtkosten sind oder Hauptämter, die bezahlt werden müssen – die Geldflüsse müssen irgendwie organisiert werden, ohne geht’s nicht. Und das wissen NPOs auch ganz genau“, so Thomas Leppert. Aber wirtschaftliches Denken umfasst nicht nur Themen wie Haushaltsplanung, Budgetkontrolle oder Fördermittelmanagement. Die strategische Grundausrichtung ist der Sockel jedes Unternehmens: Wer langfristig Wirkung entfalten will, muss Markttrends, politische Entwicklungen und gesellschaftliche Bedarfe analysieren und darauf reagieren.

Kooperationen und Netzwerke sind unverzichtbare Instrumente für NPOs, gleichzeitig müssen solche Partnerschaften immer auch durchdacht und gepflegt werden. Außerdem steht solides Projektmanagement im Fokus: Realistische Zeitpläne, klare Zieldefinitionen und eine systematische Erfolgskontrolle gewährleisten Effizienz und Nachvollziehbarkeit.

Personalführung und -gewinnung sind ebenfalls Kernbereiche der Wirtschaftlichkeit: Gute Fachkräfte wollen nicht nur sinnerfüllt arbeiten, sondern auch verlässliche Verträge, Weiterbildungsmöglichkeiten und klare Strukturen haben.

Wirtschaftlichkeit als Überlebensfrage

Die meisten NPOs finanzieren sich nicht über klassische Marktmechanismen, sondern über Spenden, Mitgliedsbeiträge, öffentliche Fördermittel oder projektgebundene Zuschüsse. Diese Einnahmequellen sind volatil und oft befristet. Häufig fließen Fördermittel nur in neue oder besonders innovative Projekte, während bewährte Angebote kaum langfristige Absicherung finden. Hinzu kommt, dass Stiftungen oder Fördergeber in ihren Anträgen oft keine Personalkosten berücksichtigen, obwohl qualifizierte Fachkräfte das Rückgrat jeder Organisation sind.

Auch bei privaten Spender*innen zeigt sich eine klare Erwartungshaltung: Ihr Beitrag soll möglichst zu hundert Prozent in die Kernmission und konkrete Hilfsprojekte fließen, und nicht in die Verwaltung. Doch ohne einen funktionierenden „Apparat“ im Hintergrund lassen sich weder Hilfsgüter beschaffen noch Projekte steuern oder nachweisen. Genau hier entsteht die zentrale Herausforderung: Wirtschaftliches Denken wird zum Schlüssel, um knappe und zweckgebundene Mittel so einzusetzen, dass sowohl die unmittelbare Wirkung als auch die organisatorische Stabilität gewährleistet sind.

Typische Herausforderungen im Alltag

Die Praxis zeigt, dass gerade kleinere NPOs mit wiederkehrenden Hürden kämpfen. Budgets sind häufig projektbezogen und eng zweckgebunden. Eine flexible Rücklagenbildung ist so kaum möglich. Fördermittel erfordern komplexe Anträge und detaillierte Nachweise, was die Verwaltung stark belastet. „Gleichzeitig müssen ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeitende oft dieselben Aufgaben stemmen wie in einem mittelständischen Unternehmen – nur mit deutlich weniger Ressourcen“, erklärt Thomas Leppert. Umso wichtiger ist, dass NPOs öffentlich für ihre Bedürfnisse eintreten und an allen Stellen darauf hinwirken, dass nicht nur Ehrenamtliche dazu gewonnen werden, sondern auch die Finanzierung stabil steht.

Hinzu kommt, dass viele Fachkräfte zwar inhaltlich hochqualifiziert sind, jedoch kaum formale betriebswirtschaftliche Ausbildung besitzen. Wer etwa aus der Sozialpädagogik, Kulturarbeit oder den Naturwissenschaften in eine NPO kommt, bringt enormes Fachwissen mit, aber selten Erfahrung in Budgetierung, Controlling oder Verhandlungsführung. „Nur weil ich es für einen guten Zweck mache, sind die Aufgaben nicht kleiner. Eine Buchhaltung für einen Verein aufzubauen ist genauso wichtig und genauso aufwendig wie für eine kleine GmbH. Und da überlege ich auch zweimal, ob ich das selbst mache oder mir einen Experten ins Boot hole“, erklärt Thomas Leppert.

Dank eines vielfältigen Einnahmen-Mix flankiert von einer konsequenten Professionalisierung, einer starken Öffentlichkeitsarbeit, klaren Skalierungsstrategien und der kontinuierlichen Ausrichtung an der Kernmission gilt der Verein Viva von Agua e.V. vielen NPOs als Vorbild. „Viva con Agua zeigt eindrucksvoll, dass wirtschaftliches Denken nicht nur den Fortbestand einer Organisation sichert, sondern auch kreative Spielräume eröffnet. Damit ist der Verein ein absolutes Vorbild für andere NPOs, die ihre Wirkung steigern und gleichzeitig ökonomisch nachhaltig arbeiten wollen“, so der Experte.

Unternehmerisch denken für Generalist*innen

Wirtschaftliches Denken ist erlernbar, auch ohne BWL-Studium. Entscheidend ist die Bereitschaft, sich schrittweise mit den Grundlagen vertraut zu machen und das eigene Handeln zu reflektieren. Es gibt ein breites Angebot an Schulungen für Engagierte, sowohl online als auch offline. „Vor allem muss man Zeit investieren. Es gibt leider keinen Chip, den man sich einpflanzen kann“, weiß Thomas Leppert. Die bundesweite Einrichtung „Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt“ bietet bundesweite Angebote. Die Berliner Stiftung „Bürgermut“ veranstaltet Online Summits, bietet Open Source-Tools und motiviert Unentschlossene mit ihrem Blog. Auch lokale Angebote können ein hilfreicher Einstieg ins Thema sein, zum Beispiel vom „Haus des Stiftens“ in München.

Neben formalen Kursen können verschiedene Tools und Methoden den Alltag erleichtern und helfen, mehr Struktur zu finden. Kostenlose Software für Finanzplanung, digitale Spendenverwaltung oder Wirkungsmonitoring ermöglicht auch kleineren Organisationen einen professionellen Überblick. Methoden wie SWOT-Analysen oder Business-Canvas-Ansätze lassen sich ohne tiefes Vorwissen anwenden und fördern strukturiertes Denken. Auch KI kann helfen: „Förderanträge, welche von ChatGPT geschrieben wurden, sind heute gang und gäbe“, weiß Thomas Leppert. Und nicht zuletzt helfen das Netzwerken und der Austausch mit anderen NPOs: Oft sind die besten Tipps nicht in Lehrbüchern, sondern in der Praxis von benachbarten Organisationen zu finden.