Projekte planen und steuern sind die zentralen Aufgaben von Projektmanager*innen. Sie sind in den unterschiedlichsten Branchen tätig – in der öffentlichen Verwaltung ebenso wie in der Kultur. Das gezielte Vorgehen ist dabei wichtig.

Text: Anja Schreiber

Grundsätzlich sind Projektmanagerinnen und Projektmanager dafür zuständig, in einer bestimmten Zeit mit einem bestimmten Budget eine komplexe Aufgabe zu erledigen. Da Projektarbeit heutzutage in nahezu jeder Branche üblich ist, werden Projektmanager*innen in den unterschiedlichsten Unternehmen und Organisationen gebraucht.

Sie sind also längst nicht mehr nur in der Industrie oder im IT-Bereich angesiedelt, sondern auch in allen Bereichen, in denen Generalist*innen zu Hause sind, wie zum Beispiel in Verbänden, Stiftungen, Kulturbetrieben, NGOs, Verlagen oder anderen Medienhäusern. Projektmanager*innen werden zudem in der öffentlichen Verwaltung sowie in der Wissenschaft und Forschung beschäftigt.

Wie unterschiedlich die Arbeitgeber*innen für Projektmanager*innen sind, zeigen die Stellenausschreibungen im WILA Arbeitsmarkt. Während neulich das Kleine Theater in Berlin eine „Projektmanager*in Digitale Entwicklung“ suchte, sah sich Wikimedia Deutschland nach einer „Projektmanager*in Wissensgerechtigkeit“ um. Die Bundesgeschäftsstelle des Naturschutzbundes Deutschland (Nabu) schließlich schrieb vor kurzem die Stelle „Projektleiter*in Website-Relaunch“ aus.

Nicht nur die Arbeitgeber, auch die Projekte sind sehr unterschiedlich. So können Pro-jektmanager*innen für eine Cross-Media-Kampagne bei einer Nichtregierungsorganisation verantwortlich sein, aber auch für das Kulturfestival einer Kommune. Auch die Stellenprofile können sich deutlich voneinander unterscheiden. Denn es werden oftmals Menschen mit speziellen Fähigkeiten und Kenntnissen gesucht.

Das Kleine Theater erwartet zum Beispiel „aktuelle Kenntnisse von Entwicklungen im IT-Bereich“. Wikimedia setzt „einschlägige Arbeitserfahrung in der Konzeption, Planung und Umsetzung von Projekten in den Feldern Diversität, Antidiskriminierung und/oder Partizipation“ voraus. Auch der Nabu hat eine klare Profilvorstellung: „einschlägige Erfahrungen in der Konzeption, Durchführung und Steuerung von Website-Relaunches“.

Die Vielfalt der Aufgaben innerhalb der Projekte kann ebenfalls stark divergieren. Während der Nabu die Steuerung und Überwachung des Relaunches als Aufgabe definiert, geht es beim Projektmanagement im Kleinen Theater zum Beispiel um die Digitalisierung von Verwaltungs- und Geschäftsprozessen. Wikimedia erwartet die Erschließung von Netzwerken und die Entwicklung von Projekten, die zur Diversität des freien Wissens beitragen.

Ziele definieren, Budget planen, Ergebnisse kontrollieren

Doch so vielfältig die Umfelder und Ziele der Projekte auch sein mögen: die Aufgaben der Projektmanager*innen ähneln sich dennoch. Zuerst geht es um eine Zieldefinition. Zu dieser ersten Phase gehört eine grobe Planung, die dann in der eigentlichen Planungsphase noch vertieft wird.

In dieser erstellen Projektmanager*innen einen genauen Budget- und Terminplan, rekrutieren Teammitglieder und definieren ihre Aufgaben und Verantwortungsbereiche. In der dann folgenden Umsetzungsphase sind sie für die Steuerung sowie für das Controlling zuständig. Darauf verweist auch der Nabu in seiner Ausschreibung, indem er das „Controlling der Projekt-Ressourcen (Budget, Zeit, Mitarbeitende)“ als Aufgabe definiert.

Auch das Kleine Theater erwartet von der Projektmanager*in die Verwaltung des Projektbudgets. Da es bei der Budgetplanung und beim Controlling ums liebe Geld geht, sind Akademiker*innen mit betriebswirtschaftlichen Kenntnissen natürlich im Vorteil. Am Ende des Projekts sind Projektmanager*innen für die Endabnahme und die Nachbereitung inklusive der Ermittlung von Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten zuständig.

Ein Muss: Organisationstalent

Als absolut essenziell für die Arbeit von Projektmanager*innen erweisen sich immer wieder überfachliche Fähigkeiten. Dazu gehören Soft Skills wie etwa Organisationstalent. Denn schließlich müssen sie die Fäden in der Hand behalten und dabei ihren unterschiedlichen Aufgabenstellungen gerecht werden: die Teammitglieder motivieren und anleiten, sich in sie hineinversetzen, ihre Arbeit kontrollieren, die Kosten im Blick behalten und auf plötzlich auftauchende Probleme reagieren.

Gleichzeitig sind sie Ansprechpartner*in für all diejenigen, die in das Projekt involviert sind. Bei alldem dürfen sie den Überblick nicht verlieren. Organisationstalent wird deshalb oft in Stellenanzeigen verlangt – so auch beim Nabu der ein „ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise“ voraussetzt.

Besonders auf die kommunikativen Fähigkeiten kommt es bei Projektmanager*innen an, weil sie mit Menschen unterschiedlicher Funktion sprechen und teilweise auch verhandeln müssen. Da gibt es zum Beispiel nörgelnde Teammitglieder oder eine Geschäftsführerin, die immer neue Ideen einbringt.

Hier gilt es Lösungen zu finden, damit das Projekt zum Beispiel nicht zu sehr ausufert und den finanziellen Rahmen sprengt. Aber auch externe Dienstleister*innen müssen adäquat angesprochen werden. So beschreibt der Nabu eine Aufgabe der Projektleiter*in mit den Worten: „Funktion als Schnittstelle zwischen Agentur und Nabu sowie Relaunch-Team und relevanten Stakeholder*innen“.

Es ist die Regel, dass Projektmanager*innen als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen, Teams oder Gremien einerseits und der jeweiligen Geschäftsführung andererseits fungieren. Das Kleine Theater sieht zum Beispiel eine Aufgabe der ausgeschriebenen Position darin, eng mit der Theaterleitung zusammenzuarbeiten. Projektmanager*innen koordinieren zudem oft die Tätigkeiten unterschiedlicher Dienstleister*innen.

Das können zum Beispiel bei einem Kulturfestival Künstler*innen und Veranstaltungstechniker*innen sein. Bei Marketingprojekten arbeiten solche Führungskräfte mit Werbeagenturen, Druckereien oder einzelnen Freiberufler*innen zusammen. Auch in der Nabu-Ausschreibung ist von der „Steuerung der externen Dienstleister*innen“ die Rede.

Kommunikative Fähigkeiten

Für solche und ähnliche Aufgaben braucht es Empathie, Verhandlungsstärke und Durchsetzungsvermögen. Kommunikationsstärke ist deshalb etwas, was das Kleine Theater und Wikimedia von den Bewerber*innen erwarten. Der Nabu setzt ebenfalls kommunikative Fähigkeiten voraus, wenn er in seiner Ausschreibung von „guten Moderationsfähigkeiten“ und einem „sicheren Auftreten“ schreibt.

Weitere benötigte Soft Skills sind Kompromissbereitschaft und nicht zuletzt Kritik- und Konfliktfähigkeit. Denn die Fähigkeit, aus Fehlern zu lernen, zeichnet gute Projektmanager*innen aus, weil dies den Erfolg eines Projekts entscheidend beeinflussen kann.

Da es gerade zum Ende eines Projektes und bei Schwierigkeiten hektisch und arbeitsintensiv werden kann, sind natürlich auch Leistungsbereitschaft, Belastungsfähigkeit und Stressresistenz gefragt. Diese Eigenschaften werden in den Momenten besonders wichtig, in denen sich die Umstände unerwartet ändern. Projektmanager*innen haben dann die Aufgabe, das Projekt trotz widriger Verhältnisse zu Ende zu führen.

Deshalb kommt es auf Flexibilität, Agilität und Kreativität an. Das belegen unterschiedliche Ausschreibungen. So wünscht sich der Nabu „Eigeninitiative“, „Flexibilität“ und „Belastbarkeit“. Neben den Soft Skills sind auch ganz praktische Softwarekenntnisse eine Selbstverständlichkeit. So sollten Fachkräfte, die Projekte leiten, mit Excel-Tabellen und Planungssoftware umgehen und Präsentationen erstellen können.

Projektmanager*innen unterscheiden sich deutlich in der Art, wie sie ihre Qualifikation erworben haben. Auch Arbeitgeber haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was sie von ihren Bewerber*innen als Qualifikation erwarten. So fordert der Nabu fundierte Kenntnisse im Projektmanagement, bestenfalls im agilen Projektmanagement.

Das Kleine Theater geht noch einen Schritt weiter: Es setzt ein erfolgreich abgeschlossenes Studium, verwandte Ausbildungen mit vergleichbaren Qualifikationen oder Berufserfahrung im Bereich (digitales) Projektmanagement voraus.

Einstiegsmöglichkeiten

Grundsätzlich gibt es für Projektmanager*innen drei Einstiegsvarianten: So kann man erstens Projektmanagement studieren – in dem Bereich gibt es verschiedene Bachelor- und Masterstudiengänge. Eine zweite Einstiegsvariante sind Weiterbildungen. Einige Career Services der Hochschulen haben zum Beispiel Workshops zum Thema Projektmanagement in ihr Veranstaltungsprogramm aufgenommen, die einen ersten Einblick vermitteln.

Wer tiefer einsteigen will: Bei verschiedenen Weiterbildungsanbietern wie IHKs, Tüv oder der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement werden mehrtägige Projektmanagement-Ausbildungen mit Zertifizierung nach IPMA oder PMI angeboten. Möglich sind hier aber auch Weiterbildungen zu einzelnen Themen, wie sie der WILA anbietet. Darüber hinaus gibt es auch spezielle Traineestellen für Projektmanagement.

Der dritte Weg ins Projektmanagement führt über „Learning by Doing“, also über die Mitarbeit an Projekten. Wenn also Anzeigen nicht definitiv ein Projektmanagementstudium voraussetzen, kann eine Qualifikation über die eigene Erfahrung grundsätzlich ausreichen. Dennoch ist für die Bewerbung der Nachweis einer Weiterbildung, die das neueste Methodenwissen vermittelt hat, ein wichtiger Pluspunkt.

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